Każdy z nas miewa chwilę, kiedy nie do końca wie, jaki jest dzień tygodnia; czy to właśnie dziś wypada to ważne spotkanie czy może pojutrze. Każdemu zdarza się zapomnieć o ważnym telefonie czy zakupie prezentu na urodziny bliskiej osoby. I choć jest to dość naturalne, tak na dłużą metę bywa frustrujące, szczególnie, kiedy te sytuacje nie przytrafiają nam się rzadko, ale wręcz notorycznie. I choć hasło „organizacja czasu” może przyprawić o dreszcze, tak wyrabiając sobie dobre nawyki możemy ułatwić sobie życie.
Nie takie planowanie złe
Planowanie polega przede wszystkim na obieraniu sobie celów i osiąganiu ich. Cele powinny być terminowe (określone ramą czasową), realistyczne (wycieczka w kosmos nie jest w zasięgu większości osób żyjących na Ziemi, warto zatem znać i doceniać własne ograniczenia), istotne (dla ciebie, dla ważnych dla ciebie osób, z powodu pracy etc.), szczegółowe (nazwanie celu to tylko efekt, powinieneś rozłożyć go na konkretne etapy i kroki, by dojść do jego osiągnięcia), mierzalne (takie, których określenie jako „wykonane” nie sprawia problemu). Ponadto cele należy umieć podzielić ze względu na ich wagę w naszym życiu np. „pilne ważne”, „pilne nieważne”, „niepilne ważne”, „niepilne nieważne”. Dzięki temu będziesz w stanie znacznie szybciej określić wiele ich cech: do jakiego terminu powinny być zrobione, czy są moim priorytetem czy raczej mogę z nimi poczekać do następnych wakacji. Tylko dzięki zmianie podejścia do określania i wykonywania zadań będziesz mógł wyeliminować zniechęcenie i wpływ tzw. słomianego zapału.
Jakie są zatem sposoby by usprawnić swój proces organizacji czasu? Po zmianie nastawienia te narzędzia mogą znacznie usprawnić twoje planowanie:
- Kalendarz – m.in. wygodny sposób na papierową formę planowania. Fabrycznie podzielony na daty, pozostawia wiele miejsca na plany dnia, zapisywanie dat i godzin ważnych spotkań. Współczesne kalendarze oferują także wiele innych opcji, które możesz sam dopasować: miejsce na cele dalekosiężne, podział na godziny, miejsce na zdjęcia czy sferę prywatnych notatek. Natomiast kalendarze w telefonach mogą być niezwykle przydatne dla osób z tendencją do zapominania, które skorzystają z dźwiękowego alarmu. Nie pozostawia on jednak wiele miejsca na notatki czy opis wydarzenia.
- Planner – to z reguły fabrycznie przygotowane zeszyty często dostosowane do konkretnej grupy społecznej: inaczej będzie wyglądał planner studencki od pracowniczego. Bogatsze w wiele przydatnych stron, które zwykle można wybrać samemu; jak np. jadłospisy na dane dni, godzinowe, tabelkowe plany. Ponadto większość plannerów można dostosować do własnych potrzeb ponieważ podczas zamówienia oferuje się różne pakiety stron do planowania.
- Bullet journal – forma łącząca artystyczne zdolność z rygorystycznym planowaniem. Bullet journale zwykle tworzy się na początku roku, projektując własnoręcznie konkretne strony opisujące zwykle cały rok: ilość przeczytanych prac/książek, plany na przestrzeni całego roku, najważniejsze wydarzenia danego miesiąca etc. Potem uzupełnia się go co tydzień lub co miesiąc tworząc artystycznie przestrzeń do swobodnego planowania dniowego.
- Tablice – pomagają one przede wszystkim w myśleniu przestrzennym. Zapisujesz na niej najpilniejsze sprawy do załatwienia w przeciągu określonego czasu, kolorową kredą czy na jakiejś kartce przypiętej pinezką. Możesz także widocznie łączyć ze sobą cele wskazując sobie drogę do czego mogą one dalekobieżnie prowadzić.
- Listy „Do zrobienia” – tworzenie tego typu list jest najbardziej skuteczne dla osób pracujących nad „słomianym zapałem” lub zwyczajnie lubiących kończyć rzeczy. Dzieje się tak dlatego, ponieważ większość ludzi za satysfakcjonujące uznaje skreślanie rzeczy jako „zrobionych”, tym samym zmniejszając ich ilość na liście. Tworząc dobre skojarzenie poprawiamy możliwość na stworzenie z tego rutyny. Można je tworzyć dowolnie: dniowo, tygodniowo, miesięcznie… byle mieściły się w czasie, w którym możliwe jest ich osiągnięcie.
- Samoprzylepne karteczki – metoda staromodna, ale przydatna przy sprawach pilnych dla osób zapominalskich. Zapisanie zadania na kartce i przylepienie w widocznym miejscu na pewno pomoże załatać dziury w pamięci.
- Aplikacje – technologia pozwala już na bardzo wiele i powstaje wiele złożonych plannerów, które możesz mieć w komórce, korzystać z nich tak samo skutecznie jak z papierowych, a ponadto wzbogacają je funkcje telefonu; np. dźwiękowego przypomnienia. Warto jednak próbować przez krótki czas wielu różnych, by znaleźć odpowiednią dla siebie.
Wiele z tych przydatnych narzędzi możesz przygotować własnoręcznie i spersonalizować je lub skorzystać z gotowych szablonów, które z łatwością odnajdziesz w internecie. Pamiętaj o dobrym jakościowo tuszu i papierze – by wydruk był trwały i przyjemny dla oka. Zajrzyj do oferty marki Activejet gdzie znajdziesz szereg artykułów przydatnych do domowych wydruków.
Organizacja czasu to podstawa bycia wydajnym i efektywnym, dlatego warto zadbać o planowanie od podstaw: od zmian nastawienia po wybór odpowiedniego narzędzia, najbardziej dla nas komfortowego. Niemal od razu zobaczysz, jak organizacja czasu się przydaje!
